FNRH Digital no hotel: o que muda na recepção, no PMS e na proteção de dados

O que é a FNRH Digital e desde quando vale

A ficha de registro de hóspedes não é novidade. A Lei Geral do Turismo (Lei nº 11.771/2008) obriga os meios de hospedagem a fornecer ao Ministério do Turismo o perfil e o registro dos hóspedes recebidos (art. 26), e desde a Lei nº 14.978/2024 o mesmo artigo manda observar as normas que protegem a privacidade e a intimidade do hóspede. O que mudou em 2026 foi o meio: a ficha em papel deixou de ser aceita, e os dados passaram a ir para uma plataforma federal desenvolvida pelo Serpro.

A mudança veio pela Portaria MTur nº 41, de 14 de novembro de 2025, publicada em 21 de novembro. Pelo texto original, ela entraria em vigor 90 dias depois, em 19 de fevereiro de 2026. Na véspera, a Portaria MTur nº 4 ampliou o prazo para 150 dias, e a obrigação passou a valer em 20 de abril de 2026.

No dia em que a regra entrou em vigor, o Ministério do Turismo informou que mais de 3,4 mil meios de hospedagem já operavam no sistema, de um universo de 19.231 cadastrados no Cadastur, segundo a Panrotas. Mais de 15 mil, portanto, ainda não tinham começado. Se o seu hotel aderiu perto do prazo, vale revisar o que ficou configurado na pressa.

A ficha reúne nome e nome social, data de nascimento, nacionalidade, sexo, documento (CPF ou passaporte), telefone, e-mail, endereço, motivo da viagem, meio de transporte, código da reserva, datas de entrada e saída e o número de hóspedes, incluindo menores. A FNRH também depende do Cadastur: sem cadastro ativo, o hotel não consegue enviar.

Duas formas de enviar: PMS integrado ou portal do governo

O hotel escolhe entre integrar o PMS à plataforma ou usar o portal do Ministério do Turismo direto no navegador. Os dois são gratuitos do lado do governo.

Com o PMS integrado, a recepção continua trabalhando no sistema que já conhece. A integração não é automática só porque o PMS "tem FNRH": cada fornecedor implementa a API do seu jeito, e o comparativo de PMS hoteleiros no Brasil mostra que a documentação pública sobre isso varia muito. Antes de contar com a integração, peça ao fornecedor uma demonstração com uma reserva real, do pré-check-in ao check-out.

A API está na versão 2. A documentação oficial, revisada ao longo de 2026 (a versão 2.4 é de junho), trocou o campo de nacionalidade em texto livre por códigos de país padronizados e passou a pedir também o país de residência. Envios com valores fora do padrão voltam com erro. Pergunte ao fornecedor qual versão ele usa e como ele acompanha as atualizações. A documentação também prevê um ambiente de homologação, onde a integração pode ser testada antes de ir para produção.

Como fica o check-in

Pré-check-in pelo celular

O pré-check-in é opcional. O portal gera um QR code do hotel, que pode ficar impresso na recepção, e um link para enviar por e-mail ou WhatsApp quando a reserva é confirmada. Cada reserva também tem o próprio QR code. O hóspede preenche os dados no celular, de preferência entrando com a conta gov.br, e chega à recepção com a ficha pronta. Para grupos, o Ministério sugere justamente essas duas opções: QR code no lobby ou link enviado antes da chegada.

Na seção Personalizar, o hotel pode carregar o próprio termo em PDF, que o hóspede lê e aceita durante o pré-check-in, além do logotipo. É um bom lugar para o aviso de privacidade do hotel (veja a seção sobre LGPD abaixo).

Na recepção

Se o hóspede não quiser usar o gov.br, ou não tiver feito o pré-check-in, a recepção preenche a ficha com ele. CPF e data de nascimento são conferidos em tempo real com a base da Receita Federal, e dados inconsistentes são recusados na hora. Estrangeiros usam o passaporte, sem CPF nem gov.br, e o sistema tem versões em inglês e espanhol. Menores ficam vinculados à conta de um adulto, e os dados dos dependentes ficam salvos para estadias futuras.

Um detalhe que pega a recepção de surpresa: depois que o hóspede é adicionado, nome, documento e data de nascimento ficam travados. Para corrigir um erro de digitação, é preciso remover o hóspede da reserva e adicioná-lo de novo. Vale incluir isso no treinamento, para evitar que alguém contorne o problema criando uma segunda reserva.

O hotel continua responsável

As perguntas frequentes do Ministério do Turismo são diretas: a responsabilidade legal pelo registro é do meio de hospedagem. Cabe ao hotel conferir a identidade de quem se hospeda e garantir que os dados enviados correspondam à ocupação real. Na prática, isso inclui informar no-shows e cancelamentos, e não só check-ins. No sistema, só uma reserva com situação "Criada" pode ser cancelada; depois do check-in, o caminho é registrar a saída ou o no-show. Confirme com o fornecedor do PMS que esses eventos também são enviados.

Quem controla o acesso: a chave da API e os usuários

A FNRH Digital concentra dados pessoais de todos os hóspedes do hotel, e o acesso a ela passa por dois pontos que costumam ficar sem dono depois da implantação.

A chave da API

No módulo "Chave das API's" do portal, o hotel vê um usuário fixo e uma chave secreta. É essa dupla que o PMS usa para enviar os dados. Quem tem a chave consegue enviar e consultar registros em nome do hotel, então ela merece o cuidado de uma senha de administrador:

• Defina quem no hotel pode ver e gerar a chave, e registre isso.
• Entregue a chave ao fornecedor por um canal seguro e só para ser configurada no PMS. Nada de chave em e-mail aberto, grupo de WhatsApp ou planilha compartilhada.
• Gere uma nova chave quando trocar de PMS ou quando sair alguém que teve acesso a ela. A própria documentação da API recomenda trocar as credenciais com regularidade.

O último item exige coordenação. O botão "Gerar nova chave" invalida a anterior na hora, e o manual avisa que a ação é irreversível. Se o fornecedor não atualizar o PMS logo em seguida, os envios param. Combine a troca com o fornecedor, num horário de pouco movimento, e confira no log de erros que os envios voltaram.

Os usuários do portal

O acesso ao portal é feito com a conta gov.br ou com certificado digital ICP-Brasil. No módulo Usuários, o hotel cadastra a equipe pelo CPF com um de dois perfis: supervisor, que administra usuários e configurações, e operador, que cuida de reservas e check-ins. Cada usuário fica ativo ou inativo.

O risco é o mesmo de qualquer sistema: alguém sai do hotel e continua com acesso. Inclua a FNRH no checklist de desligamento de funcionários, ao lado do PMS e do e-mail, e reserve o perfil de supervisor para poucas pessoas. Uma revisão trimestral da lista de usuários resolve boa parte do problema.

O que acompanhar no dia a dia

Com o PMS integrado, a tentação é esquecer a FNRH. Só que um envio recusado não costuma aparecer na tela da recepção, e a responsabilidade continua sendo do hotel. Três verificações cobrem a maior parte dos problemas:

1. O módulo de log de erros da API lista as falhas de envio, com filtro por data, código de erro e operação (reservas ou hóspedes). Alguém precisa olhar esse log todos os dias, ou receber um relatório do fornecedor do PMS, e corrigir o que falhou.
2. O módulo Fichas é um registro somente leitura, feito para consulta e auditoria, com os horários de pré-check-in, check-in e check-out de cada hóspede. Comparar de vez em quando a ocupação do PMS com as fichas mostra se algo deixou de ser enviado.
3. Com o Cadastur vencido, o envio é bloqueado. Coloque a data de validade na agenda de quem cuida da parte administrativa, com antecedência para a renovação.

Se a internet, o PMS ou a plataforma do governo cair, o hotel precisa de um procedimento próprio. A documentação oficial que consultamos, incluindo o manual do módulo de hospedagem, não define o que fazer nesse caso. O guia de plano de contingência de TI traz as perguntas para o fornecedor do PMS e os cuidados com os dados anotados durante a falha.

FNRH e LGPD: o que muda para os dados do hóspede

A base legal para o envio da FNRH é o cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II, da LGPD), e por isso o hotel não precisa pedir consentimento para enviá-la. Isso não dispensa o restante do trabalho de proteção de dados, e três pontos merecem atenção.

Dados sensíveis na ficha

Além dos campos da portaria, o manual do módulo de hospedagem e a documentação da API incluem raça ou etnia e deficiência (com o tipo de deficiência). A LGPD classifica dados sobre origem racial ou étnica e dados referentes à saúde como dados pessoais sensíveis (art. 5º, II). Nos dois campos, o sistema oferece a opção de não informar.

Para a recepção, a orientação é simples: quem responde é o hóspede. A equipe não deve deduzir nem preencher esses campos por conta própria, nem reaproveitá-los no CRM ou em perfis de marketing. Se o hotel precisa saber de uma necessidade de acessibilidade para preparar o quarto, isso é outra finalidade, com outra conversa e outro registro.

Transparência e mapeamento

A política de privacidade do hotel deve dizer que os dados do hóspede são enviados ao Ministério do Turismo por força de lei, e o inventário de dados (o registro das operações de tratamento) deve incluir a FNRH, o PMS que a envia e o fornecedor que opera a integração. O termo em PDF carregado na seção Personalizar do portal é uma forma de levar esse aviso ao hóspede no próprio pré-check-in. O guia de LGPD para hotéis detalha as bases legais do check-in e a diferença entre a FNRH e o termo de consentimento para marketing.

Cópias que já não são necessárias

Segundo as perguntas frequentes do Ministério, o hotel não precisa mais guardar cópias em papel por cinco anos, porque os registros ficam nos servidores do governo federal. Muitos hotéis ainda mantêm pastas de fichas antigas e cópias de documentos "para a FNRH". Se esse era o único motivo, revise o prazo de retenção e faça o descarte seguro do que não tem mais finalidade. Se a cópia do documento serve a outro objetivo, como a defesa em contestações de pagamento, esse uso precisa de base legal, prazo e acesso definidos.

Na época da implantação, circularam nas redes alegações de que o governo passaria a monitorar hóspedes. A checagem do Aos Fatos analisou essas alegações e as desmentiu. Se um hóspede perguntar, a explicação é curta: a ficha já era obrigatória em papel, e o que mudou foi o formato.

Fiscalização e penalidades

A fiscalização é do Ministério do Turismo (art. 35 da Lei nº 11.771/2008), que pode delegá-la a estados e municípios. Segundo as perguntas frequentes do Ministério, ela começa por notificação. A lei, com a redação dada pela Lei nº 14.978/2024, prevê:

• Advertência por escrito e multa para quem não fornece os dados previstos no art. 26, que é a base legal da FNRH (art. 42).
• Advertência por escrito e multa para quem presta serviços turísticos sem cadastro no Ministério ou com o cadastro vencido (art. 41).
• Multa de R$ 350 a R$ 1 milhão (art. 36, § 3º), graduada conforme a gravidade da infração, a vantagem obtida e a condição econômica do infrator (art. 38). A colaboração com a fiscalização conta como atenuante (art. 37).

A portaria também é contestada no Congresso. O Projeto de Decreto Legislativo nº 268/2026, apresentado em 27 de abril de 2026, propõe sustar os efeitos de dispositivos da portaria. Na nossa última consulta, em outubro de 2026, o PDL 268/2026 aguardava despacho. Enquanto ele não for aprovado, a portaria continua valendo.

Checklist rápido

• Cadastur ativo, com a data de validade na agenda.
• Forma de envio definida: PMS integrado e testado, ou portal com responsável indicado no Cadastur.
• Fornecedor do PMS na versão 2 da API, com no-shows e cancelamentos também enviados.
• Responsável pela chave da API definido, chave entregue por canal seguro e trocada quando muda o PMS ou sai quem teve acesso.
• Usuários do portal revisados a cada trimestre, com a FNRH no checklist de desligamento.
• Log de erros acompanhado todos os dias e fichas conferidas com a ocupação do PMS.
• Recepção treinada no pré-check-in, nos campos travados e nos campos sensíveis.
• Política de privacidade e inventário de dados atualizados, com o termo do hotel carregado no portal.
• Cópias em papel "para a FNRH" revistas e descartadas com segurança.
• Procedimento para quando a internet, o PMS ou a plataforma cair.

Próximos passos

Se a adesão foi feita às pressas em abril, o primeiro passo é descobrir o que ficou configurado: quem tem a chave, quem tem acesso ao portal, se alguém olha o log de erros e o que a política de privacidade diz sobre o envio. A HotelTI revisa esses pontos como parte do trabalho de conformidade com a LGPD ou do nosso diagnóstico de TI, que leva de 2 a 4 semanas. A integração em si fica com o fornecedor do PMS; nosso papel é definir o processo, cobrar o fornecedor e conferir o resultado. Não revendemos software nem mantemos acordos com fornecedores específicos. Fale com a nossa equipe.

Fontes

• Presidência da República, Lei nº 11.771/2008, Lei Geral do Turismo, arts. 26 e 35 a 42, planalto.gov.br
• Ministério do Turismo, Portaria MTur nº 41, que institui a FNRH em meio digital (novembro de 2025), gov.br/turismo
• Ministério do Turismo, Hotéis e pousadas têm até 20 de abril para adotar nova Ficha Nacional de Registro de Hóspedes Digital (Portaria MTur nº 4), gov.br/turismo
• Ministério do Turismo, FNRH Digital: perguntas frequentes, gov.br/turismo
• Ministério do Turismo e Serpro, Manual de uso: módulo hospedagem, gov.br/turismo
• Ministério do Turismo e Serpro, FNRH: documento de integração da API, versão 2.4, gov.br/turismo
• Presidência da República, Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados, planalto.gov.br
• Panrotas, Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) passa a ser obrigatória no Brasil (20 de abril de 2026), panrotas.com.br
• Congresso Nacional, PDL 268/2026, congressonacional.leg.br
• Aos Fatos, checagem sobre o monitoramento de hóspedes pela FNRH Digital, aosfatos.org