Gestão de Projetos de Tecnologia Hoteleira

Idealmente, alguém com experiência tanto em tecnologia hoteleira quanto em gestão de projetos, dedicado exclusivamente à entrega: escopo, cronograma, orçamento e coordenação de fornecedores. Sem essa dedicação exclusiva, o projeto costuma ficar dividido entre a equipe de TI existente e a operação do dia a dia, e nenhuma das duas frentes recebe a atenção necessária.

Começa pela definição de escopo e cronograma antes de qualquer contrato ser assinado, um processo que costuma levar de 6 a 12 semanas do início à estabilização pós-go-live, seguida da coordenação entre o fornecedor do novo PMS, os sistemas que precisam se integrar a ele (POS, motor de reservas, channel manager) e a equipe do hotel. Definir qual sistema é a fonte de verdade da disponibilidade em cada canal durante a rodagem em paralelo evita o principal risco da migração: overbooking por dois sistemas vendendo o mesmo quarto. Detalhamos cada fase em como planejar a migração de PMS sem parar a operação.

Com um único ponto de contato responsável pela entrega e uma divisão clara de responsabilidades desde o início: o que fica sob o controle do hotel e o que é responsabilidade de cada fornecedor. Sem essa divisão explícita, é comum que um problema fique sem dono, com cada fornecedor apontando para o outro. Detalhamos essa divisão em hotel vs. fornecedor: quem controla o quê.

Formalizando escopo, cronograma e orçamento antes do início, e não durante a execução. A maior parte dos atrasos vem de escopo aberto, dependências entre fornecedores mal mapeadas e ausência de um responsável único acompanhando o progresso. Relatórios periódicos à diretoria e uma gestão de riscos ativa ao longo do projeto permitem agir sobre desvios cedo, antes que virem atraso.

A gestão de TI contínua (ou o Gerente de TI Virtual) cuida da operação recorrente: infraestrutura, fornecedores, orçamento anual, sem data de encerramento definida. A gestão de projetos tem escopo e prazo definidos desde o início, voltados a uma entrega específica, como uma migração de sistema, uma reforma ou a abertura de um novo hotel, encerrando-se com um handover formal quando o objetivo é alcançado.

Com documentação técnica completa do que foi implementado (configurações, integrações e confirmação de que as credenciais estão em nome do hotel) e uma transição organizada para quem assume a operação contínua, seja a equipe interna, um MSP ou um Gerente de TI Virtual. O objetivo é que nenhum conhecimento crítico do projeto fique apenas na cabeça de quem o executou.